BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pada
proses manajemen mutu, ada tiga proses yang harus dilakukan untuk mendapatkan mutu
yang baik. Ini adalah syarat yang harus dilakukan dalam memanajemen mutu dalam
suatu perusahaan. Ktiga proses mutu tersebut adalah perencanaan mutu (Quality Planning), pengendalian mutu (Quality Control) dan penjaminan mutu (Quality Assurance). Ketiga prosesini
dilakukan dalam suatu manajemen mutu produk tersebut menghasilkan mutu yang
baik.
Salah satu
fungsi manajemen yang paling utama adalah Perencanaan karena dari fungsi
tersebutlah fungsi-fungsi lain disusun. Perencanaan merupakan cetak biru untuk pencapaian tujuan yang memuat
pengalokasian sumberdaya yang dibutuhkan, jadwal, tugas-tugas dan
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan terkait dengan pencapaian tujuan
tersebut. Dapat dikatakan bahwa sebuah rencana merupakan jembatan yang dibangun
untuk menghubungkan antara masa kini dengan masa datang yang diinginkan, karena
perencanaan adalah mempersiapkan masa depan. Masa depan memang akan datang
dengan sendirinya, tapi tanpa perencanaan masa depan tersebut mungkin bukan
masa depan yang kita inginkan.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena
tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan dengan baik.
B. Rumusan
Masalah
1.
Apa pengertian
perencanaan mutu?
2.
Bagaimana
merumuskan tujuan perencanaan mutu?
3.
Apa saja
lingkup dan jenis-jenis perencanaan mutu?
4.
Apa
kendala-kendala perencanaan mutu?
C. Tujuan
1.
Mengetahui
definisi atau pengertian perencanaan mutu
2.
Mengetahui cara
merumuskan tujuan perencanaan mutu
3.
Mengetahui
lingkup dan jenis-jenis perencanaan mutu
4.
Mengetahui
kendala-kendala yang terjadi dalam perencanaan mutu
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Perencanaan Mutu (Quality Planning)
Perencanaan
mutu merupakan proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan, yang
sesuai dengan kebutuhan pemilik dan
memenuhi standar peraturan yang berlaku untuk setiap bagian pekerjaan,
penetapan standar spesifikasi yang diberlakukan dalam proyek dan perencanaan
strategi pencapaian standar yang direncanakan.
Perencanaan
mutu biasanya berkaitan dengan pemilik (owner), yaitu proses produksi, desain produk,
atau pelayanan. Perencanaan mutu ini biasanya dilakukan di tahap-tahap awal,
sebelum tahap pelaksanaan. Merencanakan mutu ini sangat perlu sebagai acuan
untuk melakukan proses selanjutnya seperti penjaminan mutu dan pengendalian
mutu di tahap selanjutnya. secara garis besar, Perencanaan mutu
bertujuan mengidentifikasi dan menetapkan standar mutu yang relevan bagi
perusahaan dan merumuskan strategi pencapaiannya untuk memastikan produk yang dihasilkan dapat
memehuhi standar mutu yang dapat diterima.
Perencanaan mutu diharapkan memenuhi
aspek-aspek sebagai berikut.
1. Mengidentifikasi
standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan
1) Memahami
kebutuhan owner /pemberi tugas(pemimpin)
2) Memahami
peraturan yang berlaku untuk setiap bagian pekerjaan
3) Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain dan pelaksanaan
mutu
2. Menganalisa
dan menetapkan standar kualitas yang ingin dicapai perusahaan
1) Penyusunan
dan penetapan Spesifikasi Umum dan Teknis
2) Penetapan peraturan-peraturan
yang dipakai dan harus ditaati dalam pelaksanaan mutu
3. Merencanakan
strategi pencapaian kualitas produk
1) Pemilihan
jenis material (spesifikasi material)
2) Perencanaan
metode pelaksanaan : urutan kerja dan strategi kerja
3) Analisa
kebutuhan material, alat dan sumber daya manusia yang diperlukan, baik
dari sisi jumlah/volume, penjadwalan waktu, jenis, kualifikasi
dan kemampuan yang dibutuhkan.
4) Antisipasi
permasalahan yang mungkin timbul dan strategi penanganannya
5) Sinkronisasi,
evaluasi dan validasi keselarasan antara standar kualitas (metoda,
volume, kemampuan) dengan biaya dan waktu penyelesaian produk.
B. Merumuskan Tujuan untuk sebuah Rencana
Sebelum sebuah rencana kerja dapat disusun, hal yang pertama yang harus
dirumuskan adalah sasaran-sasaran apa yang hendak dicapai. Sasaran-sasaran
tersebut dapat dirunut dari visi dan missi yang dirumuskan oleh perusahaan.
Melalui Missi perusahaan dapat mengetahui untuk tujuan apa perushaan itu
didirikan. Missi merupakan dasar bagi tujuan dan garis besar
perencanaan dalam keseluruhan organisasi. Oleh karena itu, dalam menyusun
sebuah perencanaan yang efektif, manajer harus memastikan bahwa
kebijakan-kebijakan internal, peran-peran organisasional, kinerja, struktur
perusahaan, produk yang dihasilkan, dan keseluruhan operasional perusahaan
tetap sejalan dengan missi perusahaan.
Untuk memastikan apakah
sasaran/tujuan-tujuan yang disusun dalam sebuah perencanaan dapat lebih
efektif, maka ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan oleh seorang
manajer :
1.
Rumusan
tujuan harus jelas dan spesifik dan sebisa mungkin menggunakan kalimat
kuantitatif agar mudah mengukurnya
2.
Tujuan
tersebut harus mencakup hasil sektor-sektor kunci. Karena tujuan atau sasaran
tidak mungkin disusun berdasarkan hasil kerja orang-per-orang, maka sasaran
tersebut dibuat berdasarkan hasil dari kontribusi persektor/perbagian.
3.
Tujuan harus
mampu memberikan tantangan untuk mencapainya, namun bukan berarti harus sangat
sulit untuk dicapai.
4.
Tujuan harus
memiliki target waktu yang jelas untuk mencapainya
5.
Tujuan mestinya
dikaitkan juga dengan penghargaan bagi yang mencapainya.
1.
Tujuan pertama adalah untuk memberikan
pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana,
karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka
harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja
sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
2.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi
ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk
melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan
tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir
pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja
lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang
manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4.
Tujuan yang terakhir adalah untuk
menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses
pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana
dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat
menilai kinerja perusahaan.
Perencanaan memberikan arah tindakan saat ini yang
terfokus pada pencapaian tujuan yang diimpikan di masa yang akan datang.
Melalui perencanaan dapat mengantisipasi perubahan lingkungan dan memperkirakan
resikonya sehingga terus menyesuaikan tindakan/aktifitas dengan tujuan yang
hendak dicapai.
Melalui perencanaan yang baik, enam pertanyaan pokok
dalam setiap aktifitas untuk mencapai tujuan akan terjawab. Keenam pertanyaan
tersebut yang dikenal dengan 4W &2
H) adalah sebagai berikut :
1. What needs to be accomplished?
(Apa yang harus dikerjakan?)
2. When is the deadline?
(Kapan harus dilaksanakan dan diselesaikan?
3. Where will this be done?
(Dimana tempat pelaksanaannya?)
4.
Who
will be responsible for it? (Siapa penanggungjawabnya?)
5.
How
will it get done? (Bagaimana cara melaksanakannya?)
6.
How
much time, energy, and resources are required to accomplish this goal?
(Berapa banyak waktu, tenaga dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mecapai
tujuan?)
Perencanaan memberikan manfaat yang sangat besar dalam pencapaian tujuan,
manfaat-manfaat yang diberikan tersebut diantaranya adalah :
1.
Memberikan
arah tindakan pada organisasi. Tanpa rencana yang memiliki tujuan sebuah organisasi tidak
akan sampai kemanapun.
2.
Memfokuskan perhatian pada sasaran-sasaran dan
hasil-hasil yang hendak dicapai. Rencana membantu baik manajer dan maupun
karyawan untuk memusatkan perhatian mereka pada sebuah gambaran besar yang
disebut rencana.
3.
Menetapkan dasar bagi kerjasama tim. Sebuah rencana
mengintegrasikan berbagai bagian/unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan
yang sama.
4.
Membantu mengantisipasi permasalahan dengan memperhitungkan
situasi dan perubahan lingkungan yang akan terjadi
5.
Rencana juga memberikan arahan dalam pembuatan
keputusan. Keputusan selalu berorientasi
ke masa depan, jika manajemen tidak memiliki rencana untuk masa depan
maka keputusan keputusan yang dibuatpun hanya sedikit yang dapat berorientasi
ke masa depan.
6.
Merupakan prasyarat bagi terlaksananya fungsi-fungsi
manajemen yang lain. Melalui perencanaan, manajemen akan mengetahui
pengorganisasian apa yang harus ditangani, karyawan apa dan bagaimana yang
dibutuhkan, bagaimana memimpin, memotivasi karyawan, dst.
C. Lingkup dan
Jenis Perencanaan
Perencanaan sebagai salah satu
fungsi pokok manajemen pasti dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan, meski
skala atau lingkup rencana berbeda sesuai dengan level manajerial. Menyusun rencana yang
sifat dan lingkupnya berbeda, setiap manajer harus mengkoordinasikan rencananya
dengan rencana yang bersifat lebih luas agar tidak terjadi kontradiksi
penetapan tujuan antar unit kerja dan antar bagian yang lebih tinggi.
Memilahkan lingkup rencana tersebut adalah untuk membentuk sebuah mata rantai
Sarana-Tujuan yang menghubungkan antara aktifitas organisasi sehari-hari dengan
pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Mata rantai Sarana-Tujuan
tersebut dibentuk dalam level perencanaan adalah sebagai berikut:
1.
Rencana Strategis yang merupakan perencanaan jangka
panjang yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembangan missi
organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang akan dicapai organisasi secara
keseluruhan. Top Level Manajer adalah yang bertanggung-jawab dan berkepentingan dengan perencanaan ini.
2.
Rencana Taktis merupakan rencana yang menjabarkan
Rencana Strategik menjadi rencana dengan target-target spesifik yang harus
dicapai oleh setiap divisi. Oleh karenanya memuat tentang apa yang harus dilakukan,
bagaimana cara melakukannya dan siapa yang bertanggungjawab pada setiap
divisinya. Yang bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan tindakan-tindakan
taktis spesifik yang harus disusun dalam Rencana taktis ini adalah Manajer
tingkat menengah yang membawahi divisi-divisi spesifik.
3.
Rencana Operasional merupakan rencana jangka pendek
atau rencana tahunan yang merupakan jabaran lebih rinci dari Rencana Strategik
per-unit kerja. Rencana Operasional adalah blueprint rencana tindakan sesungguhnya dari
setiap unit kerja dalam satu tahun kerja, oleh karenanya juga disebut sebagai
Rencana Sekali Pakai (Single-use Plans)
. Di dalam rencana operasional tercakup aktifitas apa yang harus dilakukan,
jadwal kerja, penanggungjawab, dll. Anggaran penerimaan dan belanja organisasi
juga termasuk dalam katagori ini
4.
Rencana Kontijensi. Rencana ini adalah rencana yang
dikembangkan sebagai antisipasi jika rencana semula yang telah dibuat ternyata
gagal mencapai tujuan atau bahkan tidak dapat dilaksanakan kerena berbagai
sebab. Organisasi-organisasi besar biasanya memiliki rencana kontinjensi,
karena bagaimanapun telitinya seorang manajer dalam mempertimbangkan berbagai
aspek dalam perencanaannya, situasi lingkungan bisa berubah.
5.
Contuinuining or Ongoing Plans, adalah bentuk rencana yang
dibuat untuk kepentingan beberapa tahun dengan kemungkinan revisi atau
pembaruan secara periodik. Yang termasuk Ongoing
Plans ini adalah :
a.
Kebijakan, yang merupakan arahan umum yang harus
diikuti oleh para manajer manakala
menangani masalah yang berkaitan dengan wilayah-wilayah penting dalam pembuatan
keputusan (misalnya kebijakan kepegawaian dan pengelolaan sumberdaya manusia,
kebijakan kenaikan upah/gaji, dll)
b.
Prosedur, yakni petunjuk langkah demi langkah yang
menjelaskan bagaimana suatu aktifitas harus dilakukan. Prosedur memberikan standarisasi penanganan
untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara berulang (misalnya tentang
prosedur penilaian kerja, prosedur pembuatan laporan keuangan, prosedur pemesanan
barang, dll).
c.
Aturan, yakni pernyataan yang secara explicit
memberikan batasan pada karyawan tantang apa yang boleh atau tidak boleh mereka
lakukan saat bekerja (misalnya larangan absen atau bahkan datang terlambat ke
tempat kerja, dll, aturan-aturan yang secara explicit juga dicantumkan pada
saat calon karyawan menandatangani kontrak kerja, dll).
D.
Kendala-kendala dalam Perencanaan
Rencana yang telah diperkirakan dapat terlaksana dengan efektif, manajer
harus mampu mengidentifikasikan beberapa kendala potensial dalam perencanaan
dan berusaha mengatasinya. Kendala-kendala tersebut umumnya adalah :
1.
Ketidakmampuan
membuat Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja tidak semua
manajer otomatis memiliki kemampuan membuat perencanaan. Faktor penyebabnya
adalah kurangnya pengalaman, pendidikan atau bahkan karena diajari atau tidak
memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana yang benar.
2.
Kurangnya
Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah rencana adalah
pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu.
Kebanyakan manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu untuk mengikuti
proses pembuatan rencana yang cukup panjang, atau bahkan mereka tidak membuat
rencana yang memadai karena sebenarnya mereka takut gagal tidak mencapai yang
mereka targetkan dalam rencana tersebut.
3.
Lemahnya
informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah informasi, maka
bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan rencana, namun
apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan rencana tersebut kurang
memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka rencana tersebut
juga akan kurang bermutu atau bahkan rencana yang gagal.
4.
Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan
mempertimbangkan efek jangka panjang sebuah rencana karena terlalu menekankan
pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru dapat menyebabkan
kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan. Seorang manajer seharusnya
memiliki gambaran besar dalam benaknya tentang masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin
diraih saat menyusun sebuah rencana.
5.
Terlalu
mengandalkan diri pada unit/Bagian Perencanaan. Banyak organisasi/perusahaan
yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan dan pengembangan tersendiri.
Bagian ini yang melakukan penelitian, studi, membangun model, percobaan, dll,
tapi sesungguhnya tidak mengembangkan perencanaan itu sendiri. Hasil dari
bagian ini hanyalah merupakan alat bantu yang dapat dimanfaatkan oleh manajer
dalam membuat rencana, apalagi menyusun sebuah rencana organisasi tetaplah
tanggung-jawab manajer.
6.
Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat
dikuasainya. Kebanyakan manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling
dikuasai dan menghindarkan diri hal yang kurang dikuasasi karena khawatir
dianggap kurang mampu. Misalnya memusatkan perhatian pada pembuatan
gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun mengabaikan bagaimana cara menjadikan
gagasan/ide tersebut teraplikasikan karena kurang menguasai operasional organisasinya.
Kendala-kendala tersebut dapat
diatasi jika manajer menginginkan sebuah
rencana berkualitas yang tersusun. Cara termudah dan termurah tentu saja
melalui komunikasi yang efektif dengan karyawan dan melibatkan mereka dalam
penyusunan rencana. Komunikasi yang efektif menjamin manajer memperoleh informasi
yang berkualitas, dan melibatkan karyawan dalam proses pembuatan rencana akan
memperluas dan memperdalam perspektif rencana itu serta mengurangi resiko
kurang ketidak-berhasilan rencana tersebut saat dilaksanakan.
0 comments :
Post a Comment